情報の取り扱いについて

本ページは、AHPEが法人・事業者からご依頼いただいた業務のなかで取得する情報の 取り扱いについて定めたものです。対象となるのは次の業務です。

• 外部1on1・組織改善支援サービス「HONNE」
• 法人向けAI活用研修
• 建設業向け業務支援システム「建築KAETAI」の開発・導入支援
• 上記に付随する調査・分析・資料作成

当サイトの訪問者やお問い合わせいただいた方の個人情報の取り扱いについては、プライバシーポリシーをご覧ください。本ページは、それとは別に、受託業務のなかでお預かりする 情報を対象としています。

最も誤解が生じやすい部分のため、最初に明記します。

面談で伺った内容は、組織改善に必要な具体性を保ったうえで整理し、企業への 報告書には原則として個人名を記載しません。

ただし、発言内容、担当業務、状況の記述などから、社内の方が発言者を推測できる 可能性は残ります。AHPEは、完全な匿名性を保証するものではありません。特に、所属人数の少ない部署や、特定の役割の方にしか起こりえない事象については、 推測される可能性が高くなります。

この点は、面談を受けていただく従業員の方にも、面談の冒頭で必ずご説明します。 「絶対に誰にも分からない」と伝えることはしません。 事実と異なる説明で話していただくことは、従業員の方にとっても、企業にとっても 不利益になると考えています。

そのうえで、推測されるリスクを下げるために、次の運用を行っています。

• 報告書では、個別の発言をそのまま引用せず、複数の面談から共通する傾向として記述します
• 1名からのみ挙がった内容は、原則として単独の項目として記載しません
• 発言者が推測されうる記述については、報告前に表現を調整します
• 従業員の方から「この内容は共有しないでほしい」とお申し出があった場合、 報告書に含めません

報告書に含めない情報がある場合、その旨は企業のご担当者にお伝えします。 「何も伏せていない」という説明はしません。

業務のなかで、次の情報を取得する場合があります。

• 面談対象者の氏名、所属部署、役職
• 面談で伺った内容の記録（メモまたは要約）
• 組織図、人員構成、就業規則など、業務上必要な社内資料
• 業務システムに関する仕様、データ構造、運用手順

業務の遂行に必要のない情報は取得しません。 面談では、健康状態、家族構成、思想信条などの機微な情報を、こちらから お尋ねすることはありません。

面談記録の「原本」と「報告書」では、扱いを分けています。原本には匿名化前の 発言が含まれるため、報告書より短い期間で削除します。

保管場所

二要素認証を設定したクラウドストレージ上で管理します。 個人所有の端末内には、業務終了後に記録を残しません。

面談記録の原本

報告書の提出から1年を経過した時点で削除します。 原本は報告書を作成するための材料であり、報告書の確定後は 役割を終えるためです。

報告書

契約終了後3年保管し、その後削除します。 継続してご依頼いただく場合に、過去の状況と比較するために保管しています。

契約書・請求書等

法令に定められた期間保管し、その後削除します。

記録の形式

面談の録音は、原則として行いません。実施する場合は、事前に対象者と 企業の双方から同意を得たうえで行い、文字起こしの完了後に音声データを削除します。

上記より短い期間での削除をご希望の場合は、契約時にご相談ください。 ご要望に応じて調整できます。

面談記録および業務上お預かりした資料にアクセスできるのは、代表・花園磨尉のみです。

AHPEは個人事業として運営しており、現時点で従業員はいません。 社内の他者が記録を閲覧することはありません。

今後、業務の一部を外部に委託する場合は、事前に貴社へご連絡し、 委託先との間で秘密保持契約を締結したうえで行います。 ご了承なく第三者に情報を渡すことはありません。

AHPEは業務のなかで生成AIを利用します。ただし、入力する情報には基準を設けています。

入力しない情報

• 面談対象者の氏名、および氏名を推測できる情報
• 貴社の社名、および社名を推測できる固有名詞
• 面談で伺った発言の逐語記録
• 就業規則、人事評価、給与に関する具体的な数値

入力する場合があるもの

• 固有名詞を除いた、抽象化された課題の記述
• 報告書の構成案、文章表現の調整
• 公開情報にもとづく業界動向の整理

利用するサービスは、入力内容がモデルの学習に使用されない設定にしたうえで 使用しています。現在使用しているのは ChatGPT（有料プラン）および Claude（有料プラン）です。

資料作成などで上記以外のサービスを使用する場合も、同じ基準を適用します。 使用するサービスに変更があった場合は、本ページを更新します。

貴社の情報セキュリティ方針により、AIの利用範囲について別途取り決めが必要な場合は、 契約時にご相談ください。ご要望に応じて、AIを使用しない運用も可能です。

業務の遂行にあたり、次の外部サービスを利用しています。掲載しているのは、 お預かりした情報が保存または経由される可能性のあるサービスです。 いずれも、事業者が定める利用規約およびプライバシーポリシーにもとづき 運用されています。

• クラウドストレージ・文書作成：Google Workspace
• メール：Gmail、Resend
• Webサイトのホスティング：Vercel
• 生成AI：OpenAI（ChatGPT）、Anthropic（Claude）

オンライン面談で使用するビデオ会議ツールは、貴社のご指定に合わせます。ご指定がない場合は、こちらからご提案します。

利用サービスの一覧は、ご要望に応じて契約時に書面でご提出します。 貴社の情報セキュリティ方針により使用できないサービスがある場合は、 契約前にお知らせください。

秘密保持契約の締結に対応しています。貴社の書式をご提示いただく形でも、 AHPEの書式をご提出する形でも構いません。

ご提案やお見積りの段階で、社内情報をお話しいただく必要がある場合は、 その前に締結できます。初回のご相談時にお申し付けください。

なお、秘密保持契約の有無にかかわらず、業務上知り得た情報を 第三者に開示することはありません。

契約が終了した場合、30日以内に次の対応を行います。

• お預かりした資料の返却、または削除
• 共有していたクラウドストレージのアクセス権の解除
• 作業用に作成した中間データの削除

その後の取り扱いは、セクション04に記載のとおりです。面談記録の原本は 報告書提出から1年、報告書は契約終了後3年で削除します。

契約終了時点で、面談記録の原本を含むすべての情報の削除をご希望の場合は、 その旨をお申し付けください。ご要望があれば、上記の保管期間を待たずに削除します。削除が完了した旨は、 ご要望に応じて書面でご報告します。

法令上の保存義務がある書類（契約書、請求書など）については、 法定の期間を経過した後に削除します。

情報の漏えい、紛失、不正アクセス、またはそのおそれが判明した場合、 次の対応を行います。

• 判明後、速やかに貴社のご担当者へ第一報を連絡します
• 被害の拡大防止のため、必要な措置を直ちに実施します
• 原因、影響範囲、対応内容を調査し、書面でご報告します
• 個人情報保護法にもとづく報告義務が生じる場合、個人情報保護委員会へ報告します
• 再発防止策を策定し、貴社へご報告します

連絡先は、契約時に取り交わす窓口とします。ご指定がない場合は、 ご契約時のご担当者宛にご連絡します。